Slimmer en sneller: hoe SAP Concur gemeenten helpt kosten te beheersen

De maatschappij digitaliseert in hoog tempo. Als gemeente moet je daarin mee. Geduldig wachten in de rij bij een serviceloket is niet meer van deze tijd, burgers willen zo veel mogelijk digitaal regelen. Om die dienstverlening te kunnen bieden, moeten gemeenten hun processen op orde hebben. Hoe minder papierwerk, hoe meer tijd er overblijft voor optimale service naar burgers.

Het werk bij lokale overheden is de afgelopen jaren al flink veranderd. Mede door de pandemie nam de digitalisering een vlucht. Voor veel handmatige werkzaamheden zijn slimme oplossingen gevonden en de ontwikkeling staat niet stil. Nieuwe trends zijn er volop en deze maken het werk van gemeenten nog overzichtelijker en efficiënter.

Ontwikkelingen die gemeenten kunnen helpen, zijn bijvoorbeeld de oplossingen van SAP Concur. SAP Concur biedt de mogelijkheid om handmatige processen nog verder te digitaliseren. De softwareoplossingen zijn ontworpen om organisaties te helpen bij het stroomlijnen van uitgaven en het beheren van reiskosten.

De belangrijkste voordelen van SAP Concur voor gemeenten zijn;

Eenvoudig declareren, snel verwerken

Als gemeente heb je te maken met verschillende kostenplaatsen, budgetten en goedkeuringsprocessen. Het beheer van uitgaven kan hierdoor complex zijn. SAP Concur helpt om hier grip op te krijgen. Een bonnetje of factuur upload je eenvoudig digitaal in de mobiele app of desktopinterface, bijvoorbeeld door middel van een foto. Hierna treden geautomatiseerde workflows voor goedkeuring in werking. De kosten worden zo snel én meteen op de juiste manier verwerkt.

Stroomlijn je reiskostenadministratie

Het beheer van reiskostenvergoedingen kan een flinke klus zijn. Zeker als medewerkers veel onderweg zijn. Voor gemeenten die veel te maken hebben met dienstreizen en reiskostenvergoedingen, biedt SAP Concur een gestroomlijnde oplossing. Medewerkers leggen reisuitgaven digitaal vast, waarna SAP Concur deze automatisch verwerkt op basis van de geldende beleidsregels en tarieven. Dit verkort de verwerkingstijd én reduceert de kans op fouten en onjuiste vergoedingen. Ook biedt het systeem direct inzicht in de verhouding tussen de uitgaven én het gestelde budget van een reis. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.

Grip op compliance

Als overheidsinstelling heb je een voorbeeldfunctie wat betreft compliance. Financiële processen moeten tot in de puntjes geregeld zijn. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar kan best een uitdaging zijn. Dankzij een specifieke configuratie helpt SAP Concur je een handje. Uitgaven, declaraties en boekingen worden automatisch verwerkt aan de hand van geldende wet- en regelgeving. Ook worden al deze gegevens opgeslagen in een centrale database, zodat de stromen altijd volledig traceerbaar en transparant zijn.

Realtime inzichten

Besluitvorming gaat steeds sneller. Wie een vraag stelt, wil direct een adequaat antwoord. En als er een probleem is, moet er meteen een weloverwogen oplossing komen. Daarvoor zijn realtime gegevens cruciaal. SAP Concur biedt gemeenten dashboards en rapportagemogelijkheden, die realtime inzicht bieden in financiële informatie. Zoals uitgavenpatronen en budgetoverschrijdingen. De rapporten pas je eenvoudig aan naar de behoeften van jouw gemeente. Deze inzichten vormen de basis voor een optimale strategische planning.

Altijd je app bij de hand

De tijd dat medewerkers iedere dag op kantoor achter de computer zaten, is voorbij. Het mobiele werken neemt een vlucht en mobiele toegankelijkheid is cruciaal. De smartphone is niet meer weg te denken uit de maatschappij. Niet alleen voor privégebruik, maar ook zakelijk. SAP Concur speelt in op deze toegenomen vraag naar mobiliteit. Met de mobiele app leg je uitgaven vanaf iedere locatie vast. Dat is vooral ook handig voor veldwerkers, inspecteurs en andere medewerkers die regelmatig buiten de deur werken. Dit vergroot het gebruiksgemak én verkleint de kans dat bonnetjes verdwijnen of niet goed verwerkt worden.

Tevreden medewerkers

Een goed functionerende gemeente valt of staat bij een goede organisatie. Hoe beter je medewerkers functioneren, hoe beter de dienstverlening naar burgers. SAP Concur draagt hieraan bij. Door omslachtige en administratieve processen te stroomlijnen, vereenvoudigen en te automatiseren, houden medewerkers meer tijd over voor kerntaken. Zoals werken aan een nog betere dienstverlening. Dat leidt tot tevreden burgers én zorgt ervoor dat je medewerkers meer voldoening halen uit hun werk.

Wil je meer weten over SAP Concur en de efficiëntieslag die jouw gemeente kan behalen? Kom dan naar de SAP Inspiratiedag voor Gemeenten op 31 oktober. Tijdens deze dag kom je aan de hand van korte demo’s over Finance, Inkoop, HR, Rapportages, Subsidies en Sociale Zekerheid meer te weten over wat SAP voor een gemeente kan betekenen. Aan de hand van een klantcase krijg je bovendien inzicht in de voordelen en obstakels van een digitale transformatie voor jouw gemeente. Meld je snel aan voor deze inspirerende dag in Den Bosch.