Herstarten, heruitvinden en weer door: 2021 gaat nieuwe kansen bieden

Het afgelopen jaar zullen we niet snel vergeten. Onze samenleving, onze gezondheid en ons inkomen kwamen onder enorme druk te staan. Het is zeker dat we ook in 2021 de impact van de pandemie op de economie zullen blijven voelen. Toch zal het niet allemaal kommer en kwel zijn in 2021. Dit is bijvoorbeeld een goed moment voor bedrijven om zichzelf en de manier waarop ze werken opnieuw uit te vinden. Kijk welke processen geïmplementeerd kunnen worden om beter voorbereid te zijn op het economisch herstel, zoals het uitgavenbeheer. Met goede end-to-end uitgaven- en reismanagementprocessen kunnen bedrijven flexibeler en transparanter opereren, de tevredenheid van medewerkers verhogen en duty-of-care tot een strategische prioriteit maken.

Verbeter de compliance en kostenbeheersing

We hebben het afgelopen jaar gezien hoe snel omstandigheden kunnen veranderen. Financieel managers kwamen voor totaal nieuwe uitdagingen te staan, van de noodzaak om medewerkers op afstand declaraties en facturen in te laten dienen, tot aanpassingen aan nieuwe BTW-regels en het nauwgezet monitoren van de financiële gezondheid van hun bedrijf. Juist nu financiële stabiliteit van cruciaal belang is voor ieder bedrijf, moet het financiële team gemakkelijk alle uitgaven kunnen zien en beoordelen, om ervoor te zorgen dat alles past binnen het geldende bedrijfs- en overheidsbeleid. Dit zorgt uiteindelijk voor verbeteringen op het gebied van compliance en kostenbeheersing, beter beheer en snellere verwerking.

Nu bedrijven ook voor de lange termijn deels op afstand zullen blijven werken en plannen maken voor andere mogelijke disrupties, groeit de rol van automatisering en AI op de werkplek. AI kan in real-time de uitgaven monitoren en biedt inzichten, zodat financieel managers snellere en betere beslissingen kunnen nemen. Ook kunnen ze zo beter inspelen op veranderende zakelijke behoeften. Het gaat dan onder andere om het in bijna real-time beheren van uitgaven, om betere compliance en om het detecteren en herstellen van fouten. Maar automatisering kan ook meer worden ingezet om repetitieve taken over te nemen. Door AI in te zetten voor een aantal basistaken, kunnen financieel managers zich focussen op hun rol als strategisch adviseur.

Niet geautoriseerde uitgaven en uitgaven die buiten het bedrijfsbeleid vallen, kunnen aanzienlijke kosten en complianceproblemen opleveren. Bedrijven doen er dan ook verstandig aan om oplossingen in te zetten die de nodige inzichten bieden en die helpen om betere strategische beslissingen te nemen. Oplossingen die met behulp van AI en machine learning uitgaven identificeren die in aanmerking komen voor BTW-teruggave en die bonnetjes en facturen controleren, helpen bedrijven om sneller en beter te voldoen aan de vaak complexe belastingregels. Moderne financetools bieden ook real-time inzicht in alle bedrijfsuitgaven, waardoor betere beslissingen over die uitgaven kunnen worden genomen. Zo krijgt het management meer grip op de zakelijke uitgaven van de onderneming.

Medewerkerswelzijn en -gezondheid

Niemand weet nog wat er in 2021 gaat gebeuren op het gebied van zakenreizen. Maar een ding staat vast: bedrijven moeten er voor zorgen dat het personeel weet dat hun persoonlijke welzijn en gezondheid prioriteiten zijn. Dit verhoogt de medewerkerstevredenheid en zorgt ervoor dat zakenreizigers goed voorbereid zijn wanneer ze weer op reis gaan.

Volgens de SAP Concur Global Travel Survey is de veiligheid van zakenreizigers zelfs de belangrijkste factor geworden bij het beoordelen en goedkeuren van luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuur, etc. en van diensten zoals apps, websites en tools. Vanwege corona zijn reismanagers bijvoorbeeld van plan om verplichte gezondheidstests voor zakenreizigers in te voeren (41%). 32 procent is van plan om zakenreizigers toegang te bieden tot essentiële beschermingsmiddelen, zoals handschoenen en maskers.

Nieuwe, gebruiksvriendelijke tools kunnen bedrijven ondersteunen bij het uitvoeren van diverse taken rond zakenreizen. Bijvoorbeeld oplossingen waarmee vooraf goedkeuring voor een zakenreis kan worden aangevraagd of een travel management app die – naast de benodigde reisinformatie – ook relevante veiligheidsinformatie over de bestemming biedt.

Duurzaamheid

Zakenreizen worden vaak in verband gebracht met een aanzienlijke ecologische impact, onder andere door de uitstoot van CO2 of het gebruik van plastic wegwerpmaterialen. De afgelopen maanden zijn er echter al de nodige stappen gezet op het gebied van duurzaamheid. Dit soort veranderingen komt vaak van onderaf en er is onder zakenreizigers zelf duidelijk een toenemende interesse in duurzaam reizen. In onze Sustainability Corporate Business Travel Index 2020, een enquête onder 2.450 beslissers rond zakenreizen en 2.000 zakenreizigers in 12 Europese regio’s, gaf ruim de helft (56%) van de zakenreizigers uit de Benelux aan dat ze het geldende beleid en budgetten zouden negeren als er een 'groenere' reisoptie is. 59 procent zou een milieuvriendelijkere accommodatie boeken, zoals een AirBnB, in plaats van een hotel. Sterker nog, maar liefst 98 procent van de zakenreizigers in de Benelux is bereid om extra reistijd op de koop toe te nemen als dat duurzamer zou zijn.

Om aan deze vraag van werknemers te voldoen, hebben bedrijven tools nodig die toegang bieden tot real-time informatie over de duurzaamheid van hun reis- en accommodatiepartners. Zo kunnen reizende medewerkers zien wat de – hopelijk positieve – ecologische impact is van hun reiskeuzes. Milieubewuste medewerkers zien zo dat het bedrijf zich inzet voor duurzaamheid, terwijl medewerkers die daar nog minder bewust van zijn, meer te weten komen over de impact van hun keuzes. Gecombineerd met heldere kosteninformatie en rapportage- en analyseopties voor travel managers of financiële afdelingen, helpen deze tools het management om positieve veranderingen binnen hun organisatie teweeg te brengen. Zo kan duurzaamheid echt tot een prioriteit van de organisatie gemaakt worden.

Samen sterk

In dit soort moeilijke tijden is het succes van een bedrijf voor een belangrijk deel afhankelijk van de medewerkers. Met de vele uitdagingen waarmee werknemers te maken hebben door corona, kan het verlichten van veel voorkomende taken een goede manier zijn om het leven van werknemers iets makkelijker te maken. Met tools die allerlei handmatige processen, zoals onkostendeclaraties, digitaliseren en stroomlijnen, kunnen werknemers simpelweg een foto maken van hun bonnetjes en hun onkostendeclaraties elektronisch indienen. Dit is slechts één voorbeeld.

2021 wordt een belangrijk jaar voor organisaties van iedere omvang: bedrijven die erin slagen zich goed aan te passen, zullen succesvol blijven. Wat ze daarvoor nodig hebben, zijn de juiste tools en diensten waarmee ze strategische beslissingen kunnen nemen en op een slimme manier opnieuw kunnen starten.